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5 consigli per un evento di successo

Gli eventi sono un’attività di comunicazione per cui occorre una notevole esperienza progettuale e operativa per avere certezza di un esito positivo.

In Absolut eventi&comunicazione, quasi vent’anni di esperienza nell’organizzazione e gestione di eventi e clienti provenienti da vari mercati, ci hanno consentito di mettere a fuoco modalità operative e dettagli da presidiare nelle fasi di pianificazione, realizzazione e gestione. Perciò, abbiamo realizzato una breve lista di consigli per una organizzazione di eventi di successo.

INDIVIDUARE L’OBIETTIVO E MISURALO CON EQUILIBRIO

In prima analisi, è necessario individuare le finalità dell’evento: pubblico, messaggio e intenzioni del cliente.
Per misurare i risultati, sarà necessario identificare e creare sistemi di monitoraggio, come il numero di visitatori, i dati raccolti, le interazioni dirette o le iscrizioni. Ciò garantisce che i piani degli eventi siano direttamente pertinenti agli obiettivi, siano fattibili e presentino chiari KPI.
Inoltre, è necessario assicurarsi che le attività per ciascun evento siano realmente di supporto nel raggiungimento degli obiettivi prefissati della campagna principale.

TRACCIARE LE CARATTERISTICHE DEL PUBBLICO

Sono diversi i fattori che influenzano i comportamenti delle persone e conoscere quanti più dettagli possibili sull’utenza è fondamentale per sapere come raggiungere i KPI impostati.
L’ostacolo di ogni pianificazione di eventi è la capacità di identificare il pubblico, i bisogni, i modelli comportamentali, gli interessi e i canali di social networking utilizzati. Pertanto, è necessario un profiling del pubblico approfondito e un’analisi comportamentale sui dati demografici, i canali di social media preferiti, l’etnia, il reddito, l’istruzione, la posizione geografica e i modelli di acquisto.
È possibile raccogliere dati da varie fonti, come ricerche affidabili e report istituzionali, strumenti di analisi dei social media, ricerche di mercato e utilizzare le proprie conoscenze basate su eventi simili.

REALIZZARE UN PIANO D’AZIONE DETTAGLIATO

L’esito positivo di un evento ha inizio con lo sviluppo di un piano d’azione chiaro che assegni risorse e stabilisca i tempi per la realizzazione. E’ necessario assicurarsi che l’approccio agli eventi vada di pari passo con l’obiettivo principale della campagna di comunicazione. Sulla base delle informazioni raccolte, dovranno essere identificate le principali attività rilevanti e culturalmente appropriati per il proprio target.
Sarà necessario effettuare il cross-check delle timeline e pianificare in che modo altri canali, come i social media, possono aiutare a estendere la copertura del pubblico e a rendere l’evento più misurabile. L’interazione tra Cliente e Agenzia, con l’aggiornamento continuo sulle attività condotte in parallelo, è essenziale.

RICOMPENSARE I PARTECIPANTI

In ogni evento è fondamentale sapere che cosa è possibile offrire all’utente in cambio del proprio tempo o dei dati conferiti. Sarà quindi utile gratificare i partecipanti con materiali di marketing e gadget, coerenti con la strategia del marchio e utili a creare buzz e conversazioni sui social media.

COSTITUIRE IL TEAM MIGLIORE

Le persone possono far decollare o causare l’insuccesso di un evento, quindi è necessario combinare uno staff esperto, dedicato e ben coordinato.
Creare un pianificazione chiara e dettagliata per il team, con una chiara divisione di compiti e un quadro generale d’insieme per il coordinamento, è fondamentale per migliorare le prestazioni dei singoli e assicurarsi che ciascun membro comprenda chiaramente il proprio ruolo e sia pronto ad operare efficacemente nel team.

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