L’ufficio stampa: il ruolo chiave nella comunicazione

In un’epoca competitiva e iperconnessa come quella attuale l’ufficio stampa è una componente essenziale di qualsiasi realtà – azienda, pubblica amministrazione, associazione o organizzazione – che desidera comunicare con efficacia e gestire al meglio immagine e posizionamento.

Affidarsi a un ufficio stampa professionale che curi le relazioni con i media è requisito indispensabile per competere sul mercato, acquisire visibilità e aumentare la reputazione.

Di cosa si occupa e quali sono i vantaggi di un servizio di ufficio stampa?

Regola e monitora il flusso informativo verso i mass media, tradizionali e digitali: l’ufficio stampa è un ponte tra interno ed esterno di realtà aziendali pubbliche o private, enti e organizzazioni.

Tra le competenze principali di un ufficio stampa ci sono:

• la selezione, l’analisi e la distribuzione delle informazioni interne destinate ai media.
• la creazione di relazioni solide, autorevoli e leali con gli organi di informazione (quotidiani, giornali, agenzie stampa, riviste, radio, TV e testate online).

L’obiettivo è stabilire una comunicazione efficace con i vari target di volta in volta coinvolti e costruire e rafforzare l’immagine pubblica, assicurando reputazione, affidabilità e credibilità.

Di base, gestire un ufficio stampa significa assicurare un passaggio continuo di informazioni verso gli interlocutori di interesse, mantenendo aggiornati media, pubblico e stakeholder sulle attività in corso, evidenziando novità, successi, servizi, prodotti e tanto altro.

Grazie a una solida relazione con i media, l’ufficio stampa attira e mantiene vivo l’interesse dei giornalisti nei confronti dell’azienda/ente e gestisce potenziali situazioni di crisi, intervenendo prontamente per tutelarne la reputazione.

Come funziona un ufficio stampa: gli strumenti a sua disposizione

Per capire appieno le dinamiche operative di un ufficio stampa è utile esaminare le attività che definiscono il lavoro degli esperti del settore.

Quali sono le principali skill di un ufficio stampa?

1. Redazione e distribuzione di comunicati stampa. Fulcro dell’attività di ufficio stampa è la redazione di comunicati – lanciati in modo opportuno e programmato ai media – per informare su eventi, novità, iniziative, lanci di prodotti, acquisizioni, prese di posizione di un’organizzazione e altre notizie di rilievo.

I comunicati stampa devono essere chiari, ben strutturati e ben scritti. Inoltre, ogni comunicato deve essere personalizzato in funzione del target, affinché il messaggio sia pertinente e coinvolgente per lettori, pubblici e stakeholder di riferimento.

2. Importanza dei contatti e gestione dei rapporti con i media. Nel mondo dell’ufficio stampa, la rete di contatti di un’agenzia e di un addetto stampa è considerata molto preziosa, questo perché una relazione diretta con i giornalisti può aiutare ad amplificare l’impatto mediatico delle novità divulgate.

Disporre di mailing list mirate, puntuali e aggiornate è essenziale per gestire efficacemente i contatti stampa e costruire un network di valore per promuovere al meglio la copertura delle notizie.
Un buon ufficio stampa è anche un valido alleato dei giornalisti, capace di selezionare e proporre contenuti d’interesse per le loro testate e i rispettivi pubblici.

3. Monitoraggio dei media e rassegna stampa. Verificare ciò che viene detto dell’azienda/ente sui media e realizzare rassegne stampa pertinenti sono altre attività cruciali per l’agenzia di ufficio stampa.

Per costruire rassegne stampa utili e complete, è opportuno avvalersi di un service di monitoraggio stampa. Si tratta di realtà specializzate che, in virtù di un servizio capillare, tempestivo, affidabile e personalizzato, consentono alle agenzie di ufficio stampa di realizzare, per i propri clienti, rassegne stampa finite, puntuali e con segnalazioni di qualità.

4. Organizzazione di conferenze stampa ed eventi che coinvolgono i media. Quando ci sono da gestire informazioni o annunci importanti, quando si desidera ottenere la massima copertura mediatica o quando c’è un evento di rilievo, l’ufficio stampa può proporre di organizzare una conferenza stampa.

Questo appuntamento mediatico – che si può svolgere in presenza, online o in forma ibrida – si rivolge principalmente a giornalisti ed esponenti dei media ed è occasione per presentare progetti, prodotti, risultati ed osservatori, eventi, festival e tanto altro.
È compito dell’ufficio stampa coordinare al meglio le varie fasi: predisporre i materiali informativi, come la cartella stampa, curare gli accrediti e gli inviti, gestire l’evento nel suo farsi e monitorare il follow up.

5. Gestione delle crisi. Situazioni di crisi o problemi improvvisi di varia natura sono all’ordine del giorno e attraggono l’attenzione dei media. In queste occasioni l’ufficio stampa deve essere pronto a monitorarli intervenendo in modo tempestivo e puntuale, mantenendo la calma.

Crisis management significa fronteggiare le situazioni critiche in modo strutturato e organizzato, redigere statement che ripercorrano i vari step della situazione negativa, individuando e veicolando la comunicazione più idonea a contenere l’impatto negativo sull’immagine del cliente.

6. Creazione di contenuti. L’attività di ufficio stampa comprende la realizzazione di una molteplicità di contenuti, oltre ai comunicati stampa articoli, interviste, schede tecniche, approfondimenti, white paper, news e newsletter, post e stories per i social media contribuiscono all’unisono all’efficacia della strategia di comunicazione.

Absolut, strategie di comunicazione integrata

Avvalersi di un ufficio stampa efficiente e professionale è importante perché migliora la visibilità del cliente attraverso una comunicazione strategica ed integrata.

• Lato corporate, ufficio stampa significa soprattutto lavorare per costruire o mantenete una reputazione positiva e autorevole e fornire una risposta rapida e coordinata in situazioni di crisi.
• Lato prodotto/servizio significa far conoscere, promuovere e spingere nuovi prodotti o servizi o iniziative aziendali.
• Lato pubblica amministrazione/ente/istituzioni/organizzazioni significa comunicare e coinvolgere i cittadini e la comunità, informare e creare una immagine pubblica sana, affidabile e trasparente.

L’ufficio stampa è nel nostro DNA

Consulenze strategiche, redazione di comunicati stampa, relazioni con i media, organizzazione di conferenze stampa, servizio di rassegna stampa: dal 2001 noi di Absolut ci occupiamo di dare voce e massimo risalto alla reputazione e ai progetti di aziende, istituzioni e associazioni.

Lavoriamo per garantire un lavoro efficace, aumentare la visibilità e stimolare l’interazione sui mezzi di comunicazione tradizionali come stampa, radio e televisione, nonché su blog, testate online e altre piattaforme digitali.

Per raggiungere questi obiettivi, ci avvaliamo di giornalisti e redattori specializzati nei rispettivi ambiti, collaborando con esperti, blogger e influencer, sinergie essenziali per massimizzare i risultati di ogni iniziativa e sviluppare competenze specifiche nell’ambito dell’ufficio stampa e delle relazioni pubbliche.

Biologico, food, beauty, pet, mobilità, digitale, innovazione, edilizia, moda, nautica, arte, cinema: ci occupiamo di tutto questo e molto altro, promuovendo novità, eventi e iniziative per amministrazioni, aziende e organizzazioni.