Eventi digitali: cosa abbiamo imparato in questi mesi?

Dai pregi e limiti delle varie piattaforme, tra cui ad esempio Google Meet, Zoom, Streamyard, alle azioni di comunicazione da organizzare a supporto delle iniziative. Scopriamo insieme come sarà il futuro dell’organizzazione eventi, che in parte è già presente, all’insegna dell’ibridazione.

Da tradizionali a nativi digitali. Il futuro degli eventi è tutto online?

Speriamo di no. Anzi, non vediamo l’ora di ritrovarci faccia a faccia, che si tratti di incontrarci per un impegno di lavoro, assistere a un convegno, partecipare a una festa, o a una manifestazione fieristica.

Nell’attesa che ciò accada, però, negli ultimi mesi il digitale ci è stato di grandissimo aiuto, perché ci ha permesso di mantenere attivi e vitali tutti i canali di comunicazione e relazione, continuare a fare formazione, andare a lezione, e restare aggiornati sui temi di nostro interesse.

E anche perché in un settore tradizionalmente legato alla dimensione fisica, quale quello dell’organizzazione eventi, ci ha permesso di continuare a progettare e realizzare iniziative online. La tecnologia si è messa al nostro servizio e, facendolo, si è ritagliata un ruolo di fondamentale importanza, nel presente ma anche in prospettiva futura.

Come premesso in apertura, fatichiamo a immaginarci un domani costellato di eventi solo ed esclusivamente digitali; ma siamo ormai altrettanto consapevoli che, una volta tornati alla normalità, la parola d’ordine sarà ibridazione. Tra dimensioni fisiche e virtuali, per sfruttare vantaggi e potenzialità di entrambe e organizzare eventi sempre più coinvolgenti, completi e riusciti.

Nel frattempo, in Absolut abbiamo maturato e stiamo continuando a maturare una sempre più robusta esperienza in materia di eventi digitali. Negli scorsi mesi abbiamo organizzato decine di iniziative, tra cui ad esempio il cartellone di eventi interamente virtuale del Festival della Cultura Tecnica dell’Emilia-Romagna, la prima edizione digitale di Forum Club, il convegno internazionale di anticipazione della IV edizione di AFTER Futuri Digitali, la versione ibrida online e onsite di InsolvenzFest 2020 e il format ‘nativo digitale’ Next Way Direzione Futuro per CNA Emilia-Romagna. E dando il nostro contributo alla loro riuscita, abbiamo assimilato alcuni preziosi insegnamenti su questo dirompente cambio di prospettiva.

I primi, di natura tecnica, riguardano le piattaforme. Google Meet, Zoom e Streamyard sono tra quelle che abbiamo utilizzato con più frequenza, ma non le uniche. E per ognuno di questi strumenti abbiamo avuto modo di intuire pregi e potenzialità, ma anche limiti e piccoli disfunzionalità, che a seconda delle diverse esigenze organizzative possono rendere l’una o l’altra maggiormente preferibile.

A seconda del tipo di evento – dalle piccole riunioni ai grandi webinar che includono centinaia di persone collegate da sedi differenti – variano le possibilità che determinano la scelta della piattaforma. Google Meet è ideale per ospitare i momenti di team building, l’espansione ‘Webinar’ di Zoom è la più indicata per i convegni con numerosi oratori e un pubblico che si sintonizza senza intervenire, mentre Streamyard è il tool di regia che permette di trasmettere in diretta su un sito web o sulle piattaforme social un evento rivolto al grande pubblico.

Una piattaforma è adeguata se presenta un sistema integrato di domande e risposte, in modo che i partecipanti possano interagire con i relatori in momenti specifici durante l’evento virtuale.
Non importa che tipo di evento desideri organizzare, onsite o online, il coinvolgimento del pubblico è da sempre un elemento fondamentale. I convegni ospitati in rete, più di qualsiasi altro evento, devono prestare particolare attenzione all’interazione del pubblico poiché i partecipanti possono facilmente disconnettersi o fare altro durante il collegamento.
Zoom Webinar offre i sistemi di interazione più coinvolgenti, facilitando l’esecuzione di domande, commenti e interventi rivolti a un singolo relatore o a tutto il panel.
Interessanti le opzioni offerte da StreamYard: se desideri mostrare in diretta social i commenti degli spettatori è questo il tool che stai cercando! Inoltre, la funzione chat offerta dal social che ospita la trasmissione live consente ai partecipanti di parlare tra loro, oltre che rivolgersi a relatori e moderatori. Non è straordinario poter garantire un momento di networking e scambio anche in un evento online?

Un altro modo per mantenere il tuo pubblico coinvolto durante un evento è somministrare un sondaggio online: Zoom – in tutti i suoi pacchetti – consente di distribuire ai partecipanti un questionario.

Se devi organizzare un workshop interattivo o un corso di formazione che consenta ai partecipanti di sperimentare argomenti specifici, porre domande e intervenire frequentemente, Google Meet è la piattaforma più adatta. Anche Lifesize è una soluzione che puoi considerare, da usare anche per ospitare le riunioni in smart working. Zoom Meeting è l’opzione giusta per permettere ai relatori di condividere le proprie slide frequentemente e comodamente.

Se durante l’evento intendi trasmettere dei contributi video, è StreamYard la piattaforma più adatta per alternare gli interventi dei relatori con clip multimediali. Questo strumento, inoltre, garantisce le migliori opzioni di personalizzazione grafica.
Indubbiamente, non stai ospitando un evento virtuale per il gusto di farlo. Probabilmente lo stai facendo per promuovere la tua azienda e raggiungere un pubblico mirato. Per questo motivo, vorrai che gli spettatori comprendano subito chi è il promotore dell’iniziativa. Grazie a StreamYard è possibile incorporare background e layout di tua scelta e anche selezionare colori, immagini e loghi che riflettono il tuo marchio.

Molte piattaforme dispongono di strumenti di marketing che puoi utilizzare per attirare il tuo pubblico. Ad esempio, Zoom Meeting offre la possibilità di creare elenchi di e-mail basati su moduli di registrazione e inviare messaggi automatici per ricordare agli iscritti la conferenza, il workshop o il seminario. StreamYard, se efficacemente collegato ai canali social dell’organizzatore, consente di inoltrare una notifica a tutti i follower segnalando l’inizio della diretta.

L’altro grande insegnamento, o forse sarebbe meglio parlare di conferma, riguarda la comunicazione! Per organizzare un evento virtuale di successo una piattaforma valida e adatta alle esigenze organizzative è fondamentale, ma non può bastare. Perché oltre alla necessità di sceglierla, prepararla e gestirla nel migliore dei modi prima e durante l’evento, è indispensabile, come lo è sempre stato d’altronde, un importante e consistente lavoro di promozione, cura delle relazioni e comunicazione, digitale ma anche di stampo più tradizionale. Per stimolare l’interesse nei confronti dell’iniziativa e invogliare il maggior numero possibile di persone a partecipare. Oltre che a darne ulteriore diffusione e conoscenza presso i propri contatti.

Se hai voglia di approfondire, e magari hai bisogno di un confronto per l’organizzazione di un evento virtuale, non esitare a contattarci. Saremo ben lieti di metterci a tua completa disposizione.